martes, 26 de agosto de 2014

Nueva etapa, nuevo sitio

A partir de septiembre dejaré de publicar nuevos contenidos en este blog, ya que estreno web oficial en la que agruparé todos los contenidos con mi perfil profesional y colaboraciones.

Pero no creas que me olvido de ti, así que como me encantaría que siguiéramos en contacto, te animo a visitar www.luciamonterorodriguez.com y suscribirte en el enlace que verás a la derecha.¡Hasta pronto!

 www.luciamonterorodriguez.com
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martes, 20 de mayo de 2014

Listas numéricas personalizadas

En el artículo anterior, vimos cómo podíamos personalizar una lista de elementos con distintos tipos de viñetas, símbolos, imágenes…

En esta ocasión, veremos una técnica similar para crear listas numeradas, para lo cual comenzaremos escribiendo, por ejemplo, la misma lista que utilizamos la vez anterior:

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio

Si seleccionamos la lista de los meses y pulsamos el botón Numeración, situado en el grupo Párrafo de la cinta Inicio, Word aplicará el último modelo utilizado o el que viene por defecto (si es tu primera vez con esta función). El resultado podría ser similar al que muestra la imagen:

Lista numerada en Word

Numeraciones alternativas

Si en lugar de pulsar directamente en el botón, lo haces en la flechita negra, Word te ofrece diferentes opciones, como por ejemplo, letras o números romanos.

Opciones para listas numeradas en Word

Como a nosotros nos interesa darle un toque más personal, nos decantamos por hacer clic en la opción que puedes ver en la parte inferior: Definir nuevo formato de número…

Nuestra idea es que aparezca Mes Nº X: por lo que no será necesario cambiar el Estilo de número. Para añadir texto, situamos el cursor DELANTE DE LA MARCA GRIS que muestra el número 1 en la sección Formato de número para añadir el texto Mes Nº y después, hacemos lo mismo al final para cambiar el punto que aparece por defecto por dos puntos.

Definir lista numérica personalizada en Word

En cualquier caso, NUNCA BORRES EL NÚMERO EN GRIS, ya que ese es el campo automático que sirve para crear la numeración.

Fíjate que en la parte superior derecha también tienes un botón para cambiar en exclusiva las características de Fuente… de la numeración. Nosotros lo hemos dejado tal cual, y éste ha sido el resultado:

Resultado de una lista numerada y personalizada en Word

En un futuro, veremos que es posible aplicar esta técnica en los estilos para facilitar la creación de capítulos, apartados….

jueves, 31 de octubre de 2013

Crear Emails automáticos con Word

A raíz de una consulta que me hizo la periodista Lidia Herbada escribo este artículo, y es que mediante la función Combinación de correspondencia, es muy fácil crear una campaña de Email para tu empresa, sólo tienes que seguir los pasos que ahora expondremos para que no tengas ningún problema.

Antes de empezar

Al crear mensajes de email, Word intentará conectar con el gestor de correo, es decir, Outlook o Utlook Express; por lo que si utilizas correo tipo Webmail no podrás ejecutar esta propuesta.

Por comodidad, vamos a suponer que tenemos una hoja de cálculo con todos los datos que necesitaremos de nuestros clientes, de hecho, este sería el soporte más habitual junto con una tabla en Access. Por ejemplo:

Hoja de cálculo con datos de muestra

Una buena idea para coger práctica, es “colar” alguna dirección inválida, de forma que os llegué un mensaje de error.

Proceso

Ahora que tenemos todo preparado, iniciamos el proceso en Word. En la cinta Correspondencia desplegamos el botón Iniciar combinación de correspondencia y elegimos la opción Mensajes de correo electrónico. Cuidado, si escoges Cartas y luego combinas en correo electrónico, NO funcionará.

Como ya hemos visto en artículos anteriores dedicados a la Combinación de correspondencia, a continuación debemos Seleccionar destinatarios, y como ya tenemos los datos recogidos, la opción a emplear será Usar lista existente.

El siguiente paso es redactar el mensaje a distribuir, utilizando Insertar campo combinado cada vez que sea necesario. Por ejemplo:

Email de muestro en Word

Tras comprobar que no existen errores y que la Vista Previa de resultados es correcta, sólo nos queda crear el resultado final. Para ello, en el botón Finalizar y combinar situado al final de la cinta Insertar hacemos click sobre Enviar mensajes de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo que Word nos muestra, verificamos que el campo con las direcciones de correo está en la parte superior, escribimos el asunto (acostúmbrate a incluirlo para evitar filtros Antispam) del email, escogemos el Formato y pulsamos Aceptar con el resto de opciones por defecto.

Por último, una nota a tener en cuenta, el Formato de correo HTML suele dar problemas con algunas versiones, así que prueba también con las opciones Datos adjuntos o Texto sin formato.

De todas formas, si vas a realizar campañas por email con cierta frecuencia, recuerda que en el mercado puedes encontrar herramientas específicas y gratuitas (hasta cierto volumen) que, incluso te permiten programar el lanzamiento de la campaña, como por ejemplo Mailchimp o Mailjet entre otras.

miércoles, 10 de julio de 2013

Maquetación avanzada en Word

A través de distintos artículos hemos ido viendo cómo integrar columnas, tablas, imágenes, formas… para dotar de mayor impacto visual a nuestras publicaciones, pero a pesar de todo, parece que Word se queda un poco corto con esas herramientas.

Solución

Una de las características clásicas en la maquetación de revistas o publicaciones de carácter profesional es la disposición de las cajas y el flujo del texto a través de las mismas; pues bien, en Word podemos efectuar dicha tarea mediante Cuadros de texto vinculados.

Proceso

El primer paso consiste en definir/dibujar las distintas cajas, mediante la cinta Insertar utilizando Cuadro de texto/Dibujar cuadro de texto. En el siguiente ejemplo, en el que hemos puesto Color de página azul para que destaquen más, hemos insertado 3 cuadros y las flechas indican el flujo que vamos a marcar a continuación:

Cuadros de texto antes de vincular

Ahora debemos vincular los cuadros para que el texto fluya de uno a otro en el sentido que nos interese definir. Para ello, vamos a ir desde atrás hacia delante.

Seleccionamos o posicionamos el cursor en el Cuadro de texto Nº 2, y en la cinta Formato pulsamos Crear vínculo. En ese momento, cuando el puntero del ratón toma forma de Jarra, lo movemos hacia el Cuadro Nº 3 y hacemos clic para establecer el vínculo.

Repetimos la operación, nos ponemos en el Cuadro Nº1 y vinculamos con el Nº 2. Si ahora intentas seleccionar los cuadros 2 y 3, verás que no es posible, ya que están atados al Nº1. En consecuencia, si quisieras anular la operación, deberías Romper vínculo.

Resultado final

Para probar el resultado contamos en otro documento con el texto de prueba que Word nos puede suministrar automáticamente, si no recuerdas cómo se hace consulta el artículo Truco de inicio en Word.

Una vez seleccionado y copiado dicho texto automático, nos posicionamos en el primero de los cuadros de texto y pegamos. El resultado puedes verlo en la imagen siguiente:

Cuadros de texto vinculados

A partir de aquí ya sólo queda jugar con tu imaginación, personalizando fondos o bordes, incluyendo imágenes… Por ejemplo, en la siguiente figura simplemente hemos jugado cambiando el fondo y la forma de los cuadros para crear algo distinto.

Cuadros de texto vinculados y personalizados



miércoles, 8 de mayo de 2013

Combinar correspondencia: Etiquetas en Word 2010

Aunque hace ya algún tiempo vimos cómo elaborar etiquetas de forma manual, en esta ocasión repasaremos el proceso de creación en Word 2010, que mejora el proceso facilitándonos la tarea.

Procedimiento

En la  cinta Correspondencia desplegamos la lista del botón Iniciar combinación de correspondencia y hacemos click sobre Etiquetas. En el cuadro de diálogo que aparece deberemos escoger o diseñar nuestro modelo de etiquetas, y recuerda que a través del botón Detalles, puedes visualizar información adicional, como el número de etiquetas en horizontal o vertical, su tamaño, los márgenes…
Detalle de modelo de eqtiqueta

Tras Aceptar las especificaciones deseadas, el siguiente paso nos llevará a escoger la lista de datos que emplearemos y que previamente teníamos creada en el archivo lista clientes.xlsx. Recuerda que si los datos están en Excel, la tabla deberá comenzar a partir de la fila 1 y lo ideal es que en dicha fila se encuentren los nombres de los campos.
En estos momentos, Word nos muestra un primer diseño de la hoja de etiquetas, que será el que utilicemos como punto de partida. El campo automático <<Próximo registro>> indica a la aplicación, que sale a la siguiente fila de la tabla.

Diseño base de etiquetas

Llegados a este punto, tenemos varias opciones para insertar la información que deberá figurar en las etiquetas.
Opción 1
Con el botón Bloque de direcciones podemos establecer los datos que aparecerán en las etiquetas de envío, pero puede suceder que Word no detecte qué datos debe emplear; si ese fuera el caso (como así sucede ahora) utiliza el botón Asignar campos para indicar a la aplicación la correspondencia de campos:
Bloque de direcciones - Asignar campos

Tras Aceptar, verás escrita en la primera etiqueta la leyenda <<Bloque de dirección>>; para que se aplique el mismo diseño en el resto, pulsa el botón Actualizar etiquetas del grupo Escribir e insertar campos. Entonces verás, como dicho Bloque se repetirá en toda la hoja.

Etiquetas actualizadas con bloque

Opción 2
Consiste en incorporar manualmente los campos que deseemos emplear, estableciendo al mismo tiempo las características de formato que nos interesen. Para ello, utilizaremos el botón Insertar campo combinado del grupo Escribir e insertar campos.
Tras incorporar los campos y darles formas, tenemos que pulsar el botón Actualizar etiquetas situado en el mismo grupo, para que los campos se repitan en toda la hoja.

Etiquetas actualizadas con Insertar campo combinado

Revisión y resultado

Una vez que tenemos preparadas todas nuestras etiquetas, el proceso continuará de igual forma, independiente de la opción escogida para diseñarlas.
Siempre es recomendable activar la Vista previa de resultados, que nos permitirá detectar errores de espaciado y formato. Tras realizar las correcciones que fueran necesarias, podemos opcionalmente efectuar una Comprobación automática de errores o si no, directamente, Finalizar y combinar. De manera habitual, las etiquetas se combinan directamente con la opción Imprimir documentos para que la salida sea directa hacia la impresora.

domingo, 7 de abril de 2013

Cuadro de texto: ejemplo de uso

El Cuadro de texto es un elemento gráfico que podemos encontrar disponible dentro de la cinta Insertar, y que nos permite hacer diseños de página un poco más dinámicos.

Si desplegamos las opciones disponibles a través del icono, es fácil comprobar que la mayoría se centran en crear barras laterales.

Opciones de cuadro de texto

Y también tienes opciones adicionales en Office.com:

Opciones de cuadro de texto en Office online

La ventaja del uso de estos elementos estriba en que al integrarlos dentro de un texto ya escrito, el espacio utilizado y el disponible se adaptan automáticamente; por lo que resulta fácil emplearlos, por ejemplo, para crear citas, reseñas, aclaraciones...

En mi caso, les suelo dar un uso diferente, para incluir el número de página en los márgenes laterales de la hoja; es decir, en áreas habitualmente reservadas.

Aunque Word ya proporciona algunos modelos para provocar este efecto, crear uno personalizado puede cumplir las expectativas personales.

Dicho lo cual, comenzamos nuestro proceso, desplegando las opciones del botón Cuadro de texto, dentro de la cinta Insertar. Nosotros haremos clic sobre Dibujar cuadro de texto, que está casi al final.

Entonces, marcamos el tamaño inicial y la posición aproximada. Dentro, escribimos por ejemplo Pag. y a continuación, en la misma cinta Insertar, empleando el botón Número de página, lo insertamos en la Posición Actual como Número sin formato.

Tras establecer las características de fuente y alineación que nos interesen, hemos escogido uno de los estilos con sombras, luego hemos modificado ligeramente los colores del degradado y hemos indicado una alineación al medio en relación a la página. El resultado, puedes verlo en la siguiente figura:


A partir de este punto, sólo tienes que utilizar tu imaginación y listo!!

martes, 19 de febrero de 2013

Cómo crear imágenes personalizadas

En el artículo anterior, vimos como incluir en nuestro documento una imagen, de forma que el texto se adaptara a la misma modificando algunas características básicas; pero hoy vamos a centrarnos en un grupo específico de elementos.

Imágenes vectoriales

Estas imágenes están compuestas por un grupo de objetos independientes entre sí pero agrupados entre ellos para actuar como un ente único.

Este hecho les proporciona una gran ventaja: son completamente modificables; en cambio, tienen como inconveniente, una menor calidad gráfica.

Si deseas utilizar este tipo de elementos gráficos, en la galería de Imágenes prediseñadas de Office búscalas limitando los resultados a la categoría Imágenes.

Si quieres emplear otras fuentes, las extensiones más habituales para su uso en Word son WMF y WPG.

Personalización

Para ver las capacidades de trabajo que podemos aplicar con estas imágenes, vamos a partir de la que utilizamos en la última entrada del blog. Nuestro objetivo será cambiar el color de la camisa y los pantalones.
Imagen prediseñada de la categoría Gente

Empezaremos haciendo clic sobre la opción Modificar imagen de su menú contextual. Entonces, Word cambia el marco en el que se encuadra la figura, y si ahora haces clic en alguna parte de la camisa, verás que sólo se selecciona un área; ya que recuerda que las imágenes vectoriales pueden estar formadas por multitud de objetos.

Una vez seleccionado el objeto u objetos a modificar, puedes emplear la cinta Formato para, por ejemplo cambiar el color. Nosotros hemos optado por poner un estampado rombos rojos y blancos.

Imagen prediseñada de la categoría Gente desagrupada
Recuerda que, pulsando las teclas May o Control mientras haces clic con el ratón puedes seleccionar varios objetos al mismo tiempo, lo que facilitará la modificación de la figura; y además, recuerda utilizar el Zoom situado en la esquina inferior derecha de la pantalla, ya que será muy útil para seleccionar áreas pequeñas.

Para ponerle el uniforme de nuestro club, hemos modificado la camisa con el estampado, al pantalón le hemos asignado el color azul marino y hemos modificado el césped, incorporando como trama de relleno una foto de césped artificial almacenada previamente, y este es el resultado:
Imagen prediseñada de la categoría Gente desagrupada y modificada

Evitar problemas

Aunque parezca que nuestro trabajo ya está terminado, no es así. Si ahora intentas mover la imagen, lo que ocurrirá es que sólo se desplazará el área o áreas seleccionadas. Por ejemplo:
Problema con imagen desagrupada
La solución para no repetir este tipo de percance es volver a reagrupar la imagen. Pero como  el área de encuadre es muy pequeña, lo que puede dificultar nuestra tarea, empezaremos por hacerla mayor, tirando de escuadras situadas en esquinas opuestas.

Área de encuadre agrandada

Ahora, selecciona TODOS los objetos que componen el dibujo. La manera más cómoda y rápida de hacerlo es situar el cursor en el interior del marco, cerca de una de las esquinas y pinchar y arrastrar para dibujar un recuadro que enmarque a toda la imagen.
Recuadro para seleccionar todos los objetos de una imagen vectorial
Al soltar el ratón, si lo has hecho correctamente, el resultado en tu pantalla debe ser similar al que mostramos a continuación:
Selección de todos los objetos que componen una imagen vectorial
Para ir terminando, sitúa el curso encima de una de las áreas seleccionadas y dentro del menú contextual, haz click sobre Agrupar/Agrupar, verás como ahora Word muestra un único juego de manijas, y si arrastras, se desplazará la imagen al completo.

Por último, sólo queda ajustar de nuevo el marco de encuadre y listo, tendremos nuestra imagen completamente personalizada y terminada.