martes, 26 de agosto de 2014

Nueva etapa, nuevo sitio

A partir de septiembre dejaré de publicar nuevos contenidos en este blog, ya que estreno web oficial en la que agruparé todos los contenidos con mi perfil profesional y colaboraciones.

Pero no creas que me olvido de ti, así que como me encantaría que siguiéramos en contacto, te animo a visitar www.luciamonterorodriguez.com y suscribirte en el enlace que verás a la derecha.¡Hasta pronto!

 www.luciamonterorodriguez.com
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jueves, 3 de julio de 2014

Copiar una tabla de Word en Excel sin morir en el intento

En el blog de Excel hace poco tratamos diferentes formas de pasar una tabla situada en una hoja de cálculo a un documento de Word, pero nuestra propuesta para hoy, es justo la contraria.

A continuación podemos ver diferentes tipos de tablas o listas en Word, que trataremos de aprovechar en Excel, viendo el resultado que se produce en función del origen.

Tabla clásica cuadriculada

Comenzamos por la opción más sencilla, una tabla completamente cuadriculada, formada por X filas y columnas.

Tabla clásica cuadriculada en Word

Los pasos a seguir para realizar el proceso completo serán los siguientes:
  • seleccionar la tabla completa en Word
  • enviarla al portapapeles,
  • activar una celda en una hoja de cálculo
  • pegar


Resultado en Excel al copiar una tabla cuadriculada desde Word

 Es fácil comprobar cómo, en este caso, Excel ha respetado completamente el formato original.
  

Tabla con celdas combinadas

Veamos el siguiente caso, en la tabla que aparece en la imagen tenemos una celda combinada.

Tabla en Word con una celda combinada

Empezamos siguiendo la misma operativa que en el caso anterior, pegando el contenido a partir de B2, para percibir mejor el resultado final.

A pesar de no ser exactamente el mismo, lo cierto es que el aspecto no es malo, y además fíjate en la opción que Excel nos propone: podemos elegir si deseamos que el formato de las celdas sea el de origen o bien, el que ya existiera en la hoja anteriormente. Interesante ¿verdad?


Resultado en Excel al copiar una tabla con una celda combinada desde Word


Vamos a ponerlo un poco más complicado, ahora ya tenemos celdas combinadas de diferentes tamaños, así como distintos filetes o líneas.

Tabla en Word con diferentes celdas combinadas

¿Cuál será el resultado en Excel si ejecutamos un Copiar y Pegar simple? Compruébalo en la siguiente imagen.

Resultado en Excel al copiar una tabla con diferentes celdas combinadas desde Word

A pesar de no respetar de manera fidedigna el formato original, el producto sigue siendo claramente aprovechable, aunque tendríamos que trabajarlo un poquito para afinar el resultado final.


Lista Tabulada


Pero como no sólo de tablas vive el hombre o la mujer, vamos a aprovechar la siguiente lista, estructurada mediante tabulaciones, ejecutando el proceso habitual Copiar y Pegar.

En este caso, un factor clave es la manera de seleccionar el texto, hazlo por filas completas, como si fueras a modificar los tabuladores asignados.

Ejemplo de lista tabulada en Word
El resultado pierde, lógicamente, el carácter de relleno, pero sigue siendo perfectamente válido:

Resultado en Excel al copiar una lista tabulada desde Word


Pegado especial

En cualquier caso, recuerda que en Excel puedes utilizar también la opción de Pegado Especial, que nos puede ofrecer alternativas interesantes según nuestras necesidades. Por ejemplo, para el último caso expuesto:

Opciones del cuadro Pegado especial en Excel


Si escogemos Texto (plano), el resultado en la hoja sería muy simple pero adaptable:

Resultado en Excel al copiar una lista tabulada desde Word como Texto

Y volvemos a insistir, dependiendo de cada situación, podría interesarnos incluso más pegar como Objeto (para después modificarlo directamente), Imagen o incluso Hipervínculo; todo dependerá de las operaciones que vayamos a realizar con los datos en Excel.

martes, 20 de mayo de 2014

Listas numéricas personalizadas

En el artículo anterior, vimos cómo podíamos personalizar una lista de elementos con distintos tipos de viñetas, símbolos, imágenes…

En esta ocasión, veremos una técnica similar para crear listas numeradas, para lo cual comenzaremos escribiendo, por ejemplo, la misma lista que utilizamos la vez anterior:

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio

Si seleccionamos la lista de los meses y pulsamos el botón Numeración, situado en el grupo Párrafo de la cinta Inicio, Word aplicará el último modelo utilizado o el que viene por defecto (si es tu primera vez con esta función). El resultado podría ser similar al que muestra la imagen:

Lista numerada en Word

Numeraciones alternativas

Si en lugar de pulsar directamente en el botón, lo haces en la flechita negra, Word te ofrece diferentes opciones, como por ejemplo, letras o números romanos.

Opciones para listas numeradas en Word

Como a nosotros nos interesa darle un toque más personal, nos decantamos por hacer clic en la opción que puedes ver en la parte inferior: Definir nuevo formato de número…

Nuestra idea es que aparezca Mes Nº X: por lo que no será necesario cambiar el Estilo de número. Para añadir texto, situamos el cursor DELANTE DE LA MARCA GRIS que muestra el número 1 en la sección Formato de número para añadir el texto Mes Nº y después, hacemos lo mismo al final para cambiar el punto que aparece por defecto por dos puntos.

Definir lista numérica personalizada en Word

En cualquier caso, NUNCA BORRES EL NÚMERO EN GRIS, ya que ese es el campo automático que sirve para crear la numeración.

Fíjate que en la parte superior derecha también tienes un botón para cambiar en exclusiva las características de Fuente… de la numeración. Nosotros lo hemos dejado tal cual, y éste ha sido el resultado:

Resultado de una lista numerada y personalizada en Word

En un futuro, veremos que es posible aplicar esta técnica en los estilos para facilitar la creación de capítulos, apartados….

jueves, 31 de octubre de 2013

Crear Emails automáticos con Word

A raíz de una consulta que me hizo la periodista Lidia Herbada escribo este artículo, y es que mediante la función Combinación de correspondencia, es muy fácil crear una campaña de Email para tu empresa, sólo tienes que seguir los pasos que ahora expondremos para que no tengas ningún problema.

Antes de empezar

Al crear mensajes de email, Word intentará conectar con el gestor de correo, es decir, Outlook o Utlook Express; por lo que si utilizas correo tipo Webmail no podrás ejecutar esta propuesta.

Por comodidad, vamos a suponer que tenemos una hoja de cálculo con todos los datos que necesitaremos de nuestros clientes, de hecho, este sería el soporte más habitual junto con una tabla en Access. Por ejemplo:

Hoja de cálculo con datos de muestra

Una buena idea para coger práctica, es “colar” alguna dirección inválida, de forma que os llegué un mensaje de error.

Proceso

Ahora que tenemos todo preparado, iniciamos el proceso en Word. En la cinta Correspondencia desplegamos el botón Iniciar combinación de correspondencia y elegimos la opción Mensajes de correo electrónico. Cuidado, si escoges Cartas y luego combinas en correo electrónico, NO funcionará.

Como ya hemos visto en artículos anteriores dedicados a la Combinación de correspondencia, a continuación debemos Seleccionar destinatarios, y como ya tenemos los datos recogidos, la opción a emplear será Usar lista existente.

El siguiente paso es redactar el mensaje a distribuir, utilizando Insertar campo combinado cada vez que sea necesario. Por ejemplo:

Email de muestro en Word

Tras comprobar que no existen errores y que la Vista Previa de resultados es correcta, sólo nos queda crear el resultado final. Para ello, en el botón Finalizar y combinar situado al final de la cinta Insertar hacemos click sobre Enviar mensajes de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo que Word nos muestra, verificamos que el campo con las direcciones de correo está en la parte superior, escribimos el asunto (acostúmbrate a incluirlo para evitar filtros Antispam) del email, escogemos el Formato y pulsamos Aceptar con el resto de opciones por defecto.

Por último, una nota a tener en cuenta, el Formato de correo HTML suele dar problemas con algunas versiones, así que prueba también con las opciones Datos adjuntos o Texto sin formato.

De todas formas, si vas a realizar campañas por email con cierta frecuencia, recuerda que en el mercado puedes encontrar herramientas específicas y gratuitas (hasta cierto volumen) que, incluso te permiten programar el lanzamiento de la campaña, como por ejemplo Mailchimp o Mailjet entre otras.

jueves, 26 de septiembre de 2013

Repetir la última acción

En versiones antiguas de Word, aquéllas que incluían la barra de menú, podías encontrar dentro de Edición, una opción para Repetir la última acción ejecutada. Sin embargo, desde la llegada de Office 2007 y sus cintas, esta funcionalidad desapareció, pero su atajo de teclado asociado sigue en vigor, por lo que aprovecharé para exponer algunas razones para su uso.

Textos

Voy con un ejemplo sencillo: imagina que a través de las opciones ampliadas de Párrafo (siiiiiiiii, el icono con la flechita que está en la esquina inferior derecha del grupo) has establecido en el párrafo activo una sangría izquierda, derecha, alineación justificada e interlineado doble.

Formato de párrafo inicial

Ahora tras ver el efecto, decides que también lo quieres aplicar en el tercer párrafo. Pues bien, lo único que tienes que hacer es posicionarte en dicho párrafo, pulsar en el teclado la combinación Ctrl+Y y ya tienes el mismo efecto.

Formato de párrafo repetido


Es cierto que lo podríamos haber hecho perfectamente con la opción Copiar formato en la cinta de Inicio, pero seamos honrados, se tarda más.

Imágenes

Con las imágenes este método no funciona con todas las opciones disponibles, pero sí por ejemplo con las del grupo Ajuste y también es aplicable para los Efectos de imagen, que encontramos en la cinta contextual Formato

En este caso vamos a reproducir la acción con dos imágenes situadas en la misma página, pero simplemente se trata de ver un ejemplo de aplicación.

Imágenes sin efectos

En primer lugar, seleccionamos el gráfico de líneas situado al principio y le asignamos una sombra personalizada en color gris, con unas determinadas características en cuanto a distancia, transparencia, ángulo…. A continuación, seleccionamos la imagen del documento y, simplemente, pulsamos Ctrl+Y.

Imágenes con efectos repetidos

Gráficos SmartArt

Personalizar un organigrama o gráfico  de este tipo puede resultar laborioso, dependiendo del modelo, ya que no siempre podemos seleccionar todos los elementos que nos interesan. Fíjate en el siguiente ejemplo:
Organigrama base
Vamos a suponer que el diseño general nos gusta, pero que no ocurre lo mismo con el aspecto de las flechas. Si intentamos seleccionar varias, será fácil comprobar lo difícil que resulta, ya que cada una tiene un marcador cuadrado. Entonces seleccionamos sólo una de ellas, por ejemplo, la turquesa y la personalizamos a través de la opción Formato de forma del menú contextual del ratón. 

Tras establecer las opciones y Aceptar, sólo nos queda seleccionar otra de ellas y pulsar la combinación mágica para Repetir, es decir, Ctrl+Y.
Organigrama con efecto en flechas repetido


Espero que estas muestras te ayuden a encontrar posibles usos para esta función ya que puede resultar muy útil cuando estás utilizando el teclado continuamente.


lunes, 26 de agosto de 2013

Capturas de pantalla en Office

Si alguna vez has tenido que realizar algún informe o manual que incluya imágenes de diferentes aplicaciones, es muy probable que hayas tenido que copiar la pantalla y luego adaptarla recortándola, lo que puede convertirse en una tarea tediosa como mínimo.

Dicha tarea era común hacer la con la tecla Impr Pant, que hace una foto a la pantalla y la envía al portapapeles para su uso posterior. También es posible utilizar aplicaciones específicas para dicha tarea o emplear programas gráficos que incluyen su propio capturador con distintas funciones; en mi caso, me gusta particularmente el de Paint Shop Pro.

Office 2010

Microsoft ha tardado, pero a partir de la versión 2010 incluye en la cinta Insertar, un capturador un poco curioso pero útil.

Si haces clic en el icono Captura de dicha cinta, Word mostrará en la parte inferior miniaturas de las ventanas de las aplicaciones abiertas y no minimizadas. Por ejemplo, en la imagen siguiente, se aprecian dos capturas, una correspondiente al navegador de internet y otra al gestor de correo, que son las aplicaciones que tengo abiertas en este momento.

Capturador de pantalla de Office
Si hago clic en cualquiera de las dos, se insertar en el documento una copia de la ventana de dicha aplicación, que luego podrás tratar y adaptar como cualquier otra imagen.

Sin embargo, si no deseas la pantalla completa, también es posible capturar un área determinada. Para ello, pulsa en Recorte de pantalla, activa la aplicación que desees, haz clic con el botón izquierdo del ratón y cuando veas que la pantalla se difumina, pincha y arrastra para delimitar el área. Word la insertará en el documento.

Conclusión

Reconozco que es una herramienta útil que puede ahorrar trabajo, pero que aún puede mejorar, incluyendo opciones para capturas múltiples, inserción del puntero del ratón…

miércoles, 10 de julio de 2013

Maquetación avanzada en Word

A través de distintos artículos hemos ido viendo cómo integrar columnas, tablas, imágenes, formas… para dotar de mayor impacto visual a nuestras publicaciones, pero a pesar de todo, parece que Word se queda un poco corto con esas herramientas.

Solución

Una de las características clásicas en la maquetación de revistas o publicaciones de carácter profesional es la disposición de las cajas y el flujo del texto a través de las mismas; pues bien, en Word podemos efectuar dicha tarea mediante Cuadros de texto vinculados.

Proceso

El primer paso consiste en definir/dibujar las distintas cajas, mediante la cinta Insertar utilizando Cuadro de texto/Dibujar cuadro de texto. En el siguiente ejemplo, en el que hemos puesto Color de página azul para que destaquen más, hemos insertado 3 cuadros y las flechas indican el flujo que vamos a marcar a continuación:

Cuadros de texto antes de vincular

Ahora debemos vincular los cuadros para que el texto fluya de uno a otro en el sentido que nos interese definir. Para ello, vamos a ir desde atrás hacia delante.

Seleccionamos o posicionamos el cursor en el Cuadro de texto Nº 2, y en la cinta Formato pulsamos Crear vínculo. En ese momento, cuando el puntero del ratón toma forma de Jarra, lo movemos hacia el Cuadro Nº 3 y hacemos clic para establecer el vínculo.

Repetimos la operación, nos ponemos en el Cuadro Nº1 y vinculamos con el Nº 2. Si ahora intentas seleccionar los cuadros 2 y 3, verás que no es posible, ya que están atados al Nº1. En consecuencia, si quisieras anular la operación, deberías Romper vínculo.

Resultado final

Para probar el resultado contamos en otro documento con el texto de prueba que Word nos puede suministrar automáticamente, si no recuerdas cómo se hace consulta el artículo Truco de inicio en Word.

Una vez seleccionado y copiado dicho texto automático, nos posicionamos en el primero de los cuadros de texto y pegamos. El resultado puedes verlo en la imagen siguiente:

Cuadros de texto vinculados

A partir de aquí ya sólo queda jugar con tu imaginación, personalizando fondos o bordes, incluyendo imágenes… Por ejemplo, en la siguiente figura simplemente hemos jugado cambiando el fondo y la forma de los cuadros para crear algo distinto.

Cuadros de texto vinculados y personalizados