jueves, 31 de octubre de 2013

Crear Emails automáticos con Word

A raíz de una consulta que me hizo la periodista Lidia Herbada escribo este artículo, y es que mediante la función Combinación de correspondencia, es muy fácil crear una campaña de Email para tu empresa, sólo tienes que seguir los pasos que ahora expondremos para que no tengas ningún problema.

Antes de empezar

Al crear mensajes de email, Word intentará conectar con el gestor de correo, es decir, Outlook o Utlook Express; por lo que si utilizas correo tipo Webmail no podrás ejecutar esta propuesta.

Por comodidad, vamos a suponer que tenemos una hoja de cálculo con todos los datos que necesitaremos de nuestros clientes, de hecho, este sería el soporte más habitual junto con una tabla en Access. Por ejemplo:

Hoja de cálculo con datos de muestra

Una buena idea para coger práctica, es “colar” alguna dirección inválida, de forma que os llegué un mensaje de error.

Proceso

Ahora que tenemos todo preparado, iniciamos el proceso en Word. En la cinta Correspondencia desplegamos el botón Iniciar combinación de correspondencia y elegimos la opción Mensajes de correo electrónico. Cuidado, si escoges Cartas y luego combinas en correo electrónico, NO funcionará.

Como ya hemos visto en artículos anteriores dedicados a la Combinación de correspondencia, a continuación debemos Seleccionar destinatarios, y como ya tenemos los datos recogidos, la opción a emplear será Usar lista existente.

El siguiente paso es redactar el mensaje a distribuir, utilizando Insertar campo combinado cada vez que sea necesario. Por ejemplo:

Email de muestro en Word

Tras comprobar que no existen errores y que la Vista Previa de resultados es correcta, sólo nos queda crear el resultado final. Para ello, en el botón Finalizar y combinar situado al final de la cinta Insertar hacemos click sobre Enviar mensajes de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo que Word nos muestra, verificamos que el campo con las direcciones de correo está en la parte superior, escribimos el asunto (acostúmbrate a incluirlo para evitar filtros Antispam) del email, escogemos el Formato y pulsamos Aceptar con el resto de opciones por defecto.

Por último, una nota a tener en cuenta, el Formato de correo HTML suele dar problemas con algunas versiones, así que prueba también con las opciones Datos adjuntos o Texto sin formato.

De todas formas, si vas a realizar campañas por email con cierta frecuencia, recuerda que en el mercado puedes encontrar herramientas específicas y gratuitas (hasta cierto volumen) que, incluso te permiten programar el lanzamiento de la campaña, como por ejemplo Mailchimp o Mailjet entre otras.

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