lunes, 9 de abril de 2012

Combinar correspondencia: Etiquetas con inserción manual de campos

Una vez tratados los distintos aspectos que podríamos asociar con una combinación de correspondencia normal o habitual, vamos a centrarnos ahora en la creación automática de etiquetas.

Comenzaremos como siempre, es decir, en la cinta Correspondencia, pulsamos el botón Iniciar combinación de correspondencia, pero esta vez haremos click en la opción Etiquetas. Entonces, Word mostrará un cuadro de diálogo similar al siguiente:

Nosotros hemos optado por coger una de las marcas y modelos del mercado que más se utilizan. De todas formas, con el botón Detalles, puedes obtener información adicional (márgenes, cantidad de etiquetas por página…); y con Nueva etiqueta, puedes definir un formato completamente personalizado.

A continuación, y siguiente con la operativa usual, a través del botón Seleccionar destinatarios, abrimos el archivo con los datos que vamos a utilizar (el archivo Datos clientes2 de Word que ya hemos empleado en posts anteriores). Al establecer el vínculo, Word modifica el aspecto de la hoja:

Llegados a este punto, podemos actuar de dos formas distintas: insertando los campos manualmente o utilizando el Bloque de direcciones de Word. En este post, vamos a seguir la primera propuesta. Por lo tanto, empleando el botón Insertar campo combinado, añadiremos a la primera etiqueta los datos que nos interesen:

Si dejamos el formato tal cual, al combinar sólo se rellenaría la primera etiqueta y nada más, a pesar de tener más datos en el origen. Para solucionar el problema, copia los campos que has insertado en la etiqueta actual, y pégalos en el resto detrás del campo automático Próximo registro. De esta forma, obligamos a Word que utilice todas las etiquetas de la hoja, si hay datos suficientes.

Tras finalizar, y si activamos la Vista previa, el resultado obtenido será como el que puedes ver en la imagen.

Ahora ya sólo queda establecer las opciones de Filtrado y Orden, si fuera necesario, y después combinar en el formato que te interese.

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