jueves, 19 de enero de 2012

Formularios en Word 2007. ¿Pero qué ha pasado?

Tras superar las primeras impresiones de la nueva interface de Office 2007, era fácil reconocer la mejoría general en la versión, con aumento de potencia más que notable.

Sin embargo, tengo la sensación de que la opción de Formulario en Word ha dado un paso atrás. Es cierto, que  se han incorporado nuevos controles, pero no podemos restringir el tipo de contenido en los mismos y la protección del propio formulario se hace más enrevesada, aunque también más segura al incorporar protección mediante contraseña.

Para despejar dudas al respecto, vamos a seguir un ejemplo. Pongamos que deseamos crear la ficha de entrada de los clientes de un hotel, por lo que comenzaremos escribiendo los siguientes datos en una hoja en blanco:

Para crear un formulario que podamos rellenar en pantalla, deberemos tener a la vista la ficha Programador en la cinta de opciones. Si no la tienes, haz clic en el botón de Office, luego pulsa en la zona inferior el botón Opciones de Word, y asegúrate de tener marcada la tercera opción: Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

Los controles que vamos a emplear, estarán ahora disponibles en la Ficha Programador de la cinta de opciones, como puedes comprobar en la imagen:

Como vamos a crear/diseñar un formulario nuevo, es necesario avisar a Word pulsando Modo Diseño, antes de realizar cualquier otra acción.

Por lo demás, nosotros vamos a trabajar con los controles que aparecen en la caja desplegada de la imagen, ya que nos permiten un mayor control de la información. En concreto, cada vez que el usuario deba ESCRIBIR algún dato, vamos a utilizar el primero de los botones: Campo de texto.

Por lo tanto, ponemos el cursor en el documento tras el campo Nombre, y pulsamos dicho botón. A continuación, hacemos clic en el botón Propiedades de la cinta de opciones, para establecer sus características.

Fíjate que en la lista Tipo, aparece Texto normal, es decir que el usuario podrá escribir en el campo cualquier carácter que es lo que necesitamos, pero Largo máximo lo limitaremos a 15 caracteres para que nuestro modelo no se estropee con el contenido.

Estas acciones se repetirán con el campo Apellidos, poniendo por ejemplo un límite de 30 caracteres. Sin embargo, para Fecha de entrada, estableceremos el Tipo a Fecha, y además en Formato de Fecha, escogeremos uno de los propuestos para mejorar el aspecto final del formulario.

Cuando escogemos Fecha como Tipo, Word realizará un control cada vez que se escriba algo en este campo, comprobando que sea una fecha válida.

Para Nº de noches, lo ideal será emplear el Tipo Número, pudiendo predeterminar si resultara interesante 7 noches, por ejemplo.

En el siguiente campo, Régimen escogido, vamos a cambiar de control, de forma que el usuario pueda elegir o escribir la opción que le resulte más conveniente, para lo cual insertaremos el control Cuadro combinado, el tercero dentro del grupo Herramientas heredadas, y después solicitamos las Propiedades, como viene siendo habitual.

A través de Elemento de la lista y Agregar>> tendrás que añadir al cuadro de la derecha todas las opciones que desees que aparezcan en la lista desplegable. Por último, por cada uno de los servicios opcionales, añadiremos una Casilla de verificación, y en este caso no hará falta pedir las Propiedades, salvo que te interese que el cuadro aparezca marcado por defecto.

El aspecto final de nuestro formulario, será similar al de la imagen:

Ahora tenemos que avisar a Word que el diseño está terminado, así que desactiva el Modo diseño. Pero aquí no acaba nuestro trabajo, para evitar que nadie pueda modificar el diseño o eliminarlo accidentalmente, tendremos que proteger el documento y guardarlo como plantilla. Para ello, en el botón Proteger documento de la ficha Programador, haz clic sobre la opción Restringir formato y edición.

La clave la tienes en el segundo apartado, la opción de la imagen hará que el usuario sólo pueda rellenar los campos preparados para tal efecto, sin poder alterar el resto del documento.

Para que la protección sea efectiva, pulsan el botón del tercer paso, introduce la contraseña, guardar el archivo como plantilla de Word y listo J


3 comentarios:

  1. Hola, espero no ser una molestia, solo quería informarte sobre la apertura de inscripciones para la III Edición del Villablog.
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    Saludos y disculpa las molestias.

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  2. Muchas gracias por el instructivo. Coincido contigo, las nuevas versiones de word son cada vez mas complicadas y menos practicas. Cuesta trabajo encontrar las cosas que normalmente utilizabamos con las versiones anteriores. Saludos

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  3. Roberto, no te da la impresión de que quieren segmentar mucho los tipos de usuarios en Office? Porque a mi me da la impresión de que las opciones supuestamente 'avanzadas' son las que esconden!!

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